DESCRIPTION :
Les missions et objectifs de la Secrétaire de la DCAS sont définis par l'ACAS et plus particulièrement par le/la Responsable Coordination auprès duquel/de laquelle il-elle rend compte de son activité.
Ses tâches lui sont fournies par les 6 Responsables de Secteurs : Production, Réglementation, Coordination des Instances & Communication, Comptabilité, Achat/Patrimoine, RH.
La gestion des priorités est primordiale pour la réussite de l'activité.
Le respect du rétroplanning annuel indiquant les jalons légaux de l'Association (élections, bilan des comptes, Assemblées Générales, ouverture des prestations...) et les jalons opérationnels de chaque secteur (signature et renouvellement des marchés/allotements, travaux annuels des villages, publication du catalogue, mise en place des notes de réglementation, turn-over des équipes...) est essentielle.
SECRÉTARIAT DE LA DCAS (EN LIEN AVEC LES 6 RESPONSABLES DE SECTEURS)
PRODUCTION, RÉGLEMENTATION, INSTANCES/COMMUNICATION, COMPTABILITÉ, ACHAT/PATRIMOINE, RH
- Accueil et filtrage téléphonique
- Ouverture et enregistrement du courrier quotidien
- Accueil visiteurs,
- Frappe, correction et mise en forme de : courriers, tableaux, présentations, rapports, contrats, marchés, notes de réglementation etc..
- Mise en forme de tout document à l'identité visuelle de l'ACAS
- Mise en place de modèles de courriers (publipostages...)
- Classement et archivage des documents sur les répertoires informatiques partagés, et papier
- Création et suivi des autorisations d'accès des visiteurs (Horus)
- Organisation de réunions
- Rédaction de comptes rendus de réunions
- Synthèse de documents pour présentation (Powerpoint)
- Constitution de dossiers
- Organisation des déplacements
- Commandes de fournitures
- Intérim en cas d'absence au secrétariat (courrier, commandes etc)
- Mise à jour des dossiers pour renouvellement des badges (DAASC, enquêtes etc)
- Suivi de la maintenance des équipements (machine à eau, machine à café, photocopieurs...)
MISSIONS SECONDAIRES (à l'arrivée du Responsable RH)
- Saisie des congés et absences dans FIGGO
- Création des comptes du personnel mis à disposition par le CEA dans FIGGO
- Edition des attestations d'employeur (cantine, impôts, médaille du travail...)
- Cadrage des compteurs du personnel mis à disposition par le CEA
- Frappe et mise en forme de courriers, fiches de postes et contrats de travail
- Organisation des formations du personnel en collaboration avec les organismes formateurs et l'OPCO
- Publication des offres de postes sur POEM en lien avec les services du CEA., La conscience des responsabilités
- La coopération
- La curiosité, Les étapes de recrutement
Les étapes de recrutement peuvent varier selon l'offre à laquelle vous postulez.
* Dépôt de CV via notre site carrière
* Préqualification téléphonique
* Entretiens et évaluation avec manager et RH
* Négociation salariale et contrat de travail
* Embauche et intégration
Code d'emploi : Assistant Administratif (h/f)
Domaine professionnel actuel : Personnel Administratif
Niveau de formation : Bac+2
Temps partiel / Temps plein : Temps partiel
Type de contrat : Contrat à durée indéterminée (CDI)
Compétences : Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio, Microsoft PowerPoint, Publipostage, Sens de la Communication, Politesse, Sens de l'Organisation, Minutie ou Attention aux Détails, Curiosité, Comptabilité, Conception de Documents, Gestion des Dossiers, Orthographe et Grammaire, Ressources Humaines, Maintenance et Dépannage, Négociation, Classement et Archivage des Documents, Gestion des Ressources, Gestion de la Formation, Distribution du Courrier, Gestion du Standard Téléphonique, Gestion des Déplacements Professionels, Pré-Qualification Téléphonique, KSGRF2WKU0KFJIURCZ97, Secrétariat, Organisation et Préparation des Réunions, Gestion des Fournitures de Bureau
Courriel :
internet.saclay@cea.fr
Téléphone :
0160833031
Type d'annonceur : Employeur direct