DESCRIPTION :
Au sein de l'IReSP, la personne recrutée aura pour mission d'assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives et financières de l'Institut en étroite relation avec la directrice adjointe administrative, et apportera un appui aux actions de la direction et des membres de l'équipe., Réaliser la gestion des commandes du service (demande de devis, engagement des commandes, imputation interne des dépenses, suivi des factures, suivi avec les services et les fournisseurs...) et assurer l'interface avec le service facturier de l'Inserm.
Organiser et gérer les déplacements des experts scientifiques et des personnels de la structure (réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais).
Assurer le traitement et le suivi des paiements des honoraires des experts scientifiques.
Collaborer avec la directrice adjointe administrative pour suivre et actualiser le budget de fonctionnement de l'IReSP.
Contribuer à l'organisation de séminaires, de comités scientifiques ou des instances de gouvernance du GIS IReSP (gestion des présences, impression de documents, gestion de la logistique de la salle, organisation des déplacements des invités, accueil des participants, commande de repas...).
Coordonner l'accueil des nouveaux arrivants en prenant en charge tous les aspects logistiques : préparation des espaces de travail, fourniture des équipements et accès aux outils, ainsi que l'accompagnement dans les démarches administratives initiales.
Recevoir les demandes de subventions hors AAP, vérifier leur complétude et initier les versements.
Créer et suivre les dossiers administratifs des stagiaires.
Organiser les réunions d'équipe et rédiger les prises de note.
Traiter le courrier, classer et archiver les documents.
Intercepter les appels, transmettre en interne et en externe les informations pertinentes.
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les service internes et externes., Savoir gérer ses priorités et réaliser des tableaux de suivi de ses activités.
Savoir hiérarchiser les dossiers (reconnaissance, suivi, mise à jour, recherche d'informations sur Internet).
Gérer la confidentialité des informations., L'Institut thématique Santé publique (ISP) soutient et coordonne l'activité des 83 équipes de recherche qui développent des travaux consacrés à la santé publique ou à la recherche clinique et interagit avec les Ministères en charge de la recherche et de la santé ainsi qu'avec tous les autres instituts thématiques de l'Inserm. Ses équipes travaillent sur tous les déterminants de la santé, de l'environnement physico-chimique aux facteurs sociaux, comportements, addictions jusqu'aux systèmes de santé, et sur l'ensemble des pathologies, mécanismes, et facteurs les influençant, de la fertilisation et au développement jusqu'au vieillissement et aux maladies dégénératives, en passant par les cancers et maladies métaboliques.
L'ISP est composé des pôles de santé publique (PSP), de recherche clinique (PRC), d'expertise collective (PEC) et abrite le GIS IReSP (Institut pour la Recherche en Santé publique), et couvre donc une palette large de thématiques en santé.
L'IReSP est un groupement d'intérêt scientifique (GIS) créé en 2007, composé de 12 Membres (Inserm, Ministères de la Santé et de la Recherche, caisses d'assurance maladie, agences de santé, organismes de recherche...). L'Inserm est l'établissement gestionnaire. Son objectif général est de développer, structurer et promouvoir la recherche en Santé Publique. L'IReSP soutient ce champ par différents moyens, en particulier au travers d'appels à projets et d'actions de valorisation et d'animation (www.iresp.NET).
L'ISP a pris en charge la gestion du Programme Stratégique de Recherche Collaborative en Santé (PSRCS), financé dans le cadre du Contrat d'Objectifs, de Moyens et de Performance (COMP) de l'Inserm, dont l'action la plus significative est l'Appel à Projets (AAP) MESSIDORE (https://pro.inserm.fr/nouveau-programme-strategique-de-recherche-collaborative-en-sante), d'un montant annuel d'environ 10 M€. L'ISP a confié à l'IReSP la gestion du déroulement et de l'animation de l'AAP MESSIDORE.
Code d'emploi : Administrateur en Chef (h/f)
Domaine professionnel actuel : Responsables des Services Administratifs et du Service Clientèle
Niveau de formation : Bac+2
Temps partiel / Temps plein : Plein temps
Type de contrat : Contrat à durée indéterminée (CDI)
Compétences : Microsoft Access, Microsoft Word, Microsoft Excel, Technologies Informatiques, Publipostage, Compétences Interpersonnelles, Polyvalence, Sens de l'Organisation, Entreprenant, Minutie ou Attention aux Détails, Sens de la Hiérarchie, Esprit d'Équipe, Gestion des Comptes Débiteurs, Services Bancaires, Gestion d'Entreprises, Recherche Clinique, Santé Publique, Comptabilité de Gestion, Gestion des Dossiers, Secteur Financier, Gestion des Pathologies, Administration Publique, Rédaction de Demandes de Subvention, Recherche en Santé, Contrôle de Gestion, Gestion de Projet, Oncologie, Maladies Métaboliques, Budget de Fonctionnement, Messagerie, Courses et Livraisons, Gestion de Programme, Distribution du Courrier, Archivage et Classement, Gestion Administrative, Préparation et Traitement de Commandes, Réalisation de Tableaux de Bord, Protection des Données, Gestion des Déplacements Professionels, Fertilisation (Connaissance Professionnelle), KSGRF2WKU0KFJIURCZ97, Travail en Communication, Opérations Logistiques, Organisation et Préparation des Réunions
Type d'annonceur : Employeur direct