DESCRIPTION :
En assistance du Codir et du Directeur général en particulier, vous serez son appui dans la réalisation de sa mission en gérant son agenda, en organisant ses réunions en fonction de ses priorités et de sa disponibilité et en le déchargeant de toutes les tâches administratives et de secrétariat. Vous servez d'interface entre votre manager et les membres du Codir, ses principaux collaborateurs.
Ainsi, vos principales missions sont les suivantes :
* Organisation de l'agenda du DG et accueil :
+ Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du DG et organiser ses réunions en fonction de ses priorités et de sa disponibilité,
+ Accueillir physiquement les rendez-vous,
+ Préparer, contrôler et assurer un suivi des dossiers nécessaires à la mission du DG (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions?.),
+ Assister le DG à l'écriture de communications régulières aux salariés,
+ Préparer et organiser la logistique de différents événements (réunions, déplacements, séminaires, cocktails, ?).
* Organisation et archivage de la Direction :
+ Réceptionner et trier le courrier pour présenter au DG les informations essentielles,
+ Organiser le tri et l'archivage des documents importants et mettre à jour l'information,
+ Réaliser et suivre les commandes de la Direction via un logiciel propre à la société et les mettre en paiement,
+ Gérer les notes de frais du DG.
* Communication :
+ Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur) aux services concernés à partir des consignes du DG,
+ Assurer le suivi des abonnements de la Direction,
+ Accompagner à la finalisation du rapport annuel et participation, avec le service communication, aux communications institutionnelles extérieures.
* Pour le Comité de Direction :
+ Organiser de façon matérielle les Comités, Conseils d'administration et Assemblées Générales, préparer les dossiers : planning, convocations, rassembler les documents nécessaires, envoi.
+ Participer aux conseils d'administration pour prise de notes, relire les procès-verbaux et comptes rendus divers,
+ En assurer leur diffusion, leur classement papier et leur archivage,
+ Maintenir à jour la liste des administrateurs et participants aux différents Conseils, Assemblées générales et Comités (d'Exploitation, Financier, d'Investissement?),
+ Organiser les déplacements du DG et des membres du Codir.
Code d'emploi : Assistant de Direction (h/f)
Domaine professionnel actuel : Secrétaires
Niveau de formation : Bac+2/+3
Temps partiel / Temps plein : Plein temps
Type de contrat : Contrat à durée indéterminée (CDI)
Compétences : Ms Office, Anglais, Compétences Interpersonnelles, Politesse, Entreprenant, Minutie ou Attention aux Détails, Sens de l'Anticipation, Dynamisme, Écoute Active, Gestion de l'Agenda, Gestion des Dossiers, Prise de Notes, Gestion des Notes de Frais, Gestion des Ressources, Gestion des Ventes, Gestion de Planning, Archivage et Classement, Préparation et Traitement de Commandes, Accueil du Public, KSACRAXX85DAMYTYRUHQ, Gestion des Déplacements Professionels, Travail en Communication, Opérations Logistiques, Secrétariat, Organisation et Préparation des Réunions
Téléphone :
0130392249
Type d'annonceur : Employeur direct