DESCRIPTION :
L'activité Electricité, Eclairage Ville connectée porte les ambitions d'Artelia dans le domaine de l'énergie et des territoires connectés.
Vous rejoindrez une équipe composée d'ingénieurs, chefs de projets et experts techniques qui interviennent sur des projets d'envergure en France et à l'international, notamment dans les domaines de l'électricité, de l'énergie et de la ville connectée., Vous jouerez un rôle clé dans le suivi administratif, commercial et assistance comptable de nos projets, tout en contribuant à la vie quotidienne de l'équipe.
Suivi de projet :
* Tenue à jour des dossiers administratifs liés aux affaires (contrats, protocoles d'accord, contrats de sous-traitance, factures, courriers émis et reçus, …),
* Accompagnement des responsables de mission et des directeurs de projets au quotidien pour respecter les délais des différentes étapes d'un projet,
* Suivi administratif des contrats de sous-traitance et de co-traitance, des feuilles de temps, des factures des différents intervenants extérieurs.
Appui commercial :
En étroite collaboration avec les chefs de projets et les directeurs de projets et responsables d'offres, vous contribuerez activement au développement commercial :
* Participer à la rédaction des candidatures et réponses aux appels d'offres (France et international)
* Coordonner les retours internes via l'outil REFLEX (GO/NO GO)
* Relancer les équipes pour collecter les éléments nécessaires aux offres
* Apporter son soutien à la constitution des dossiers techniques :
* Collecter les CVs identifiés dans les organigrammes, cadrage et saisie du rapport d'offres avec appui des responsables techniques, montage des tableaux d'honoraires...
* Assurer le dépôt des offres et leur suivi
* Mettre à jour l'outil de gestion commerciale
Appui comptable :
* Assurer la facturation client avec dépôt des honoraires d'ARTELIA sur des plateformes dédiées (type chorus pour les marchés publics par exemple)
* Assurer la facturation travaux :
+ Comptabilité travaux (pas de comptabilité pure). Vérifier les attachements et factures des entreprises travaux et leurs éventuels co-traitants et sous-traitants
+ Calculer les révisions, les avances et retenues de garanties
+ Etablir les certificats de paiement
+ Suivi des délais contractuels en lien avec les Ordres de Service émis par les contrôleurs de travaux
+ Suivi des tâches administratives des OPR en lien avec les contrôleurs de travaux
+ Veille sur les avenants passés et les PV de réception
+ Etablir les soldes puis les décomptes généraux des marchés de travaux
+ Echanges avec les entreprises et clients (téléphones, mails, ...) en lien avec les missions citées
+ Lien avec les clients pour le suivi comptable
Appui à la vie d'équipe :
Ces missions pourront être complétées par de l'appui au fonctionnement de l'ensemble du service :
* Organiser les réunions, gérer les agendas, réserver les salles
* Gérer les déplacements : billets, hôtels, voitures
* Rédiger les ordres de mission, les tableaux de bord du département EEV
* Accueillir les visiteurs et assurer le bon fonctionnement administratif du service
Temps partiel / Temps plein : Plein temps
Type de contrat : Contrat à durée indéterminée (CDI)
Compétences : Sens de l'Organisation, Gestion d'Appels d'Offres, Comptabilité, Gestion de l'Agenda, Assemblage et Installation, Facturation, Développement Commercial, Calculs, Gestion des Dossiers, Gestion de Marchés Publics, Installation d'Éclairage, Contrôle de Gestion, Gestion de Projet, Sous-Traitance, Gestion des Sous-Traitants, Rédaction de Dossiers Techniques, Gestion Administrative, Accueil du Public, Réalisation de Tableaux de Bord, Organisation et Préparation des Réunions
Type d'annonceur : Employeur direct