DESCRIPTION :
Sous l'autorité de la responsable du Pôle Affaires Générales, la personne recrutée a pour mission principale d'assurer
la gestion opérationnelle quotidienne du site Biopark, incluant l'accueil, la logistique, la maintenance et la coordination
des services généraux.
Activités principales
Accueil et information
* Assurer un accueil de qualité pour les personnels, visiteurs et partenaires.
* Fournir informations et orientations sur l'organisation et les services du site.
* Représenter l'Inserm auprès des visiteurs et des interlocuteurs externes.
Gestion logistique du site
* Organiser l'attribution et la réservation des salles de réunion via les outils numériques dédiés.
* Superviser la préparation logistique des réunions et événements (matériels, ressources, signalétique).
* Veiller à la bonne tenue des espaces communs (accueils, salles, circulations, affichages).
* Gérer les demandes d'intervention technique (bâtiment, sécurité, nettoyage, maintenance) en lien avec les
prestataires ou services internes.
* Participer à la coordination des opérations de maintenance, d'entretien et de sécurité en lien avec l'équipe
technique du pôle Affaires Générales.
Suivi des prestataires et sécurité
* Suivre la présence et la qualité de service des prestataires (accueil, nettoyage, maintenance, sécurité).
* Signaler les dysfonctionnements et en assurer le suivi jusqu'à résolution.
* Participer au suivi des contrôles réglementaires (sécurité incendie, accessibilité, hygiène, contrôles réglementaires
annuels).
* Contribuer à la mise à jour du registre de sécurité et à la diffusion des consignes.
Coordination et appui administratif
* Contribuer à la gestion administrative du Pôle (courrier, commandes, suivi budgétaire).
* Tenir à jour les tableaux de suivi (plannings, interventions, réservations, consommations).
* Participer à la mise à jour de la documentation logistique du site (plans, procédures, inventaires).
* Appuyer la responsable du Pôle dans les projets d'aménagement ou d'évolution des espaces en lien avec
l'équipe technique du pôle
Communication interne et amélioration continue
* Diffuser les informations pratiques à l'ensemble des occupants du site (notes internes, consignes, affichage).
* Être force de proposition pour améliorer les services aux personnels et la qualité de vie au travail.
* Contribuer à la fluidité de la communication entre les différents services (technique, RH, informatique, etc.).
Institut national de la santé et de la recherche médicale 2, * Fonctionnement et organisation d'un établissement public ou de recherche.
* Principes de gestion administrative, logistique et d'accueil.
* Notions de sécurité des bâtiments, hygiène et maintenance.
* Outils bureautiques et numériques (suite Office, messagerie, outils de planification).
* Une bonne connaissance des environnements publics ou de recherche serait un atout
Savoir-faire
* Maîtriser les techniques d'accueil et de communication.
* Organiser et prioriser les activités sur un site à flux variable.
* Identifier les besoins, anticiper les problèmes et coordonner les réponses.
* Utiliser les outils de suivi (tableaux Excel, bases de données, applications internes).
* Gérer les relations avec des prestataires et contrôler la qualité du service rendu.
Code d'emploi : Site Manager (h/f)
Domaine professionnel actuel : Chefs de Projet Bâtiment
Niveau de formation : Bac
Temps partiel / Temps plein : Plein temps
Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD)
Compétences : Microsoft Excel, Bases de Données, Office Suite, Adaptabilité, Politesse, Sens du Service, Sens de l'Organisation, Minutie ou Attention aux Détails, Sens de la Diplomatie, Esprit d'Équipe, Motivation Personnelle, Recherche Médicale, Amélioration des Processus d'Affaires, Gestion des Dossiers, SST (Santé et Sécurité au Travail), Sécurité Incendie, Application des Normes d'Hygiène, Justice, Maintenance et Dépannage, Gestion des Opérations, Messagerie, Courses et Livraisons, Gestion des Ressources, Qualité du Service, Gestion Technique, Gestion de Planning, Gestion Administrative, Planification des Interventions, Accueil du Public, Réalisation de Tableaux de Bord, Contrôle Qualité, Gestion de la Communication Interne, Budgétisation, Sécurité des Bâtiments, Travail en Communication, Opérations Logistiques, Applications des Règles et Consignes de Sécurité, Organisation et Préparation des Réunions, Nettoyage des Batiments et Locaux
Courriel :
emploi.handicap@inserm.fr
Type d'annonceur : Employeur direct