DESCRIPTION :
HIPE » s'appuie sur des plateformes existantes pour développer un équipement complet et de pointe couvrant la composition corporelle (os, muscle, eau, graisse...) et les évaluations fonctionnelles dynamiques et systématiques (force, vitesse, endurance…) ainsi que des évaluations métaboliques, comportementales, les marqueurs biologiques et d'imageries…
2.Description des résultats attendus à l'issu du projet
Le poste est une fonction support au service de l'UAR Hipe Human Lab, à forts enjeux. Les missions principales du poste relèvent de la création, du suivi et de la liquidation des actes financiers et administratifs liés à l'activité de recherche, de ses équipements et services. La personne recrutée produira, analysera et suivra les états budgétaires, des dépenses, des missions et des recettes. Elle sera le garant du bon déroulement des activités de gestion financière et assurera le lien avec la Direction des Affaires Financières sur ces sujets. En lien avec les équipes de la Fondation A*Midex et de la Direction de la Recherche et de la Valorisation, elle contribuera à mettre en place une démarche qualité et de suivi pour les aspects financiers.
3.Modalité d'évaluation de l'atteinte de l'objectif
Le poste implique l'établissement d'une relation durable et pérenne avec la Direction des affaires financières et de la Direction de la Recherche et de la Valorisation d'Aix-Marseille Université, et d'assurer un suivi précis des opérations financières de l'UAR Hipe Human Lab et de l'équipex+ HIPE. Il s'agira de veiller et contribuer à la bonne gestion des deniers publics.
Les avancées sur le projet seront abordées en continu tout au long de l'année par l'élaboration d'un tableau de suivi financier pluriannuel par l'agent qu'il partagera avec la direction de l'UAR Hipe Human Lab.
MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :
Positionnement hiérarchique
Sous l'autorité hiérarchique du directeur de l'UAR Hipe Human Lab, l'assistant-e assure ses missions en lien avec le chef de projet de l'UAR Hipe Human Lab.
Missions
En sa qualité d'assistant-e en gestion financière et administrative, l'agent recruté sera chargé de la prise en charge des actes de gestion de l'UAR Hipe Human Lab, ainsi que de sa liquidation et de son suivi. Il contrribuera à l'élaboration et au suivi du budget de l'UAR, et en produira, analysera et suivra les états budgétaires, les dépenses, les missions et les recettes à destination des projets de recherche. Il sera le garant du bon déroulement des activités de gestion financière de l'UAR Hipe Human Lab. Il contribuera à mettre en place une démarche qualité et de suivi pour les aspects financiers.
Activités principales :
Domaine financier et budgétaire (environ 80 % de la mission) :
* Accuser réception des demandes d'achats, de recettes et d'ordres de missions transmises
* Effectuer des devis, réception de la marchandise et suivi des commandes auprès des fournisseurs, notamment titulaires des marchés
* Saisir les opérations dans le logiciel : commandes d'achat et services faits, commandes de vente et factures de vente, engagements et liquidation des ordres de mission,
* Instruire des dossiers en vérifiant la conformité réglementaire, les données et la conformité des pièces reçues, l'application des procédures, disponibilités des crédits, qualité du demandeur (signature...)
* Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables ; les analyser, les expliquer, les faire appliquer et en contrôler l'application
* Transmettre aux utilisateurs des informations pratiques sur les procédures comptables, l'évolution de la législation et de ses conséquences
* Traiter en relation avec l'agence comptable (service facturier et comptabilité clients) les opérations de régularisation sous le logiciel SIFAC (Workflows, solde des commandes, solde des missions, suivi de la facturation des recettes...)
* Participer à la production et à la gestion des indicateurs de suivi financier et budgétaire du projet
* contribuer à l'élboration et au suivi du budget de l'UAR Hipe Human Lab
* Établir et émettre les titres de recettes correspondant aux conventions conclues dans le cadre du projet
* Assurer le suivi budgétaire et financier des conventions de reversement prévues dans le cadre du projet
* Produire, analyser et suivre les états de restitution destinés aux équipes opérationnelles : états budgétaires, états des dépenses (restes à livrer, restes à facturer), états des missions, états des recettes
* Piloter les activités et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting)
Domaine administratif et RH (environ 20 % de la mission) :
* Participer à des groupes de travail thématiques, à des réunions sur les évolutions réglementaires (expertise métier),
* Suivre le traitement des actes de gestion liés à l'activité des structures (mise en place de tableaux de bord, indicateurs),
* Mettre à jour des bases de données, structuration et contrôle de la régularité des opérations
* Rédiger des comptes rendus
* Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
* Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de l'université et les partenaires extérieurs
Activités associées :
* Participer à l'activité administrative de l'UAR Hipe Human Lab, en assurant la prise en charge des demandes émanant de sa hiérarchie.
Code d'emploi : Assistant Administratif et Financier (h/f)
Domaine professionnel actuel : Employés des Services Administratifs et Financiers
Temps partiel / Temps plein : Plein temps
Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD)
Compétences : Microsoft Excel, Bases de Données, Vba Langage de Programmation, Adaptabilité, Compétences Interpersonnelles, Axé sur le Succès, Esprit d'Équipe, Recherche, Comptabilité, Pratiques Comptables Standard, Écoute Active, Facturation, Informatique de Gestion, Conformité Réglementaire, Respect de la Confidentialité, Comptabilité de Gestion, Gestion Financière, Finances Publiques, Relations de Travail, Liquidation, Contrôle de Gestion, Gestion de la Chaîne d'Approvisionnement, Workflows, Travail en Crèche/Garderie, Demandes d'Achat, Etablissement de Devis, Outils de Processus de Vérification, Réception de Marchandises, Préparation et Traitement de Commandes, Réalisation de Tableaux de Bord, Montage et Démontage, Evolution Réglementaire, Budgétisation, Travail en Communication, Gestion des Fournisseurs, Organisation et Préparation des Réunions
Courriel :
yvon.berland@univ-amu.fr
Téléphone :
0624810592
Type d'annonceur : Employeur direct