DESCRIPTION :
Le poste est rattaché à la Direction du Centre. L'assistant (e) de service exerce ses missions auprès d'un ou plusieurs services des fonctions support du centre Inria de Saclay, sous l'autorité hiérarchique de la direction générale du centre Inria de Saclay.
Mission confiée
L'assistant(e) de service apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services- support. Il (elle) contribue à l'organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives. Il (elle) facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs., Secrétariat :
* Organiser les déplacements en France et à l'étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements,).
* Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs. Analyser les données.
* Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.
Organisation et gestion administrative auprès des services de son périmètre :
* Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, …
* Contribuer à l'élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (respect des marchés, saisie des demandes d'achats et réception, approvisionnement en fournitures).
* Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l'activité des services, voire à des activités de support à la direction par délégation.
* Assurer la « mémoire des services » (classement, archivage papier et numérique,)., * Appliquer les procédures administratives
* Planifier organiser et assurer le suivi des dossiers et des projets
* Mettre en œuvre les techniques de reporting
* Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord
* Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie)
* Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
Code d'emploi : Assistant Administratif (h/f)
Domaine professionnel actuel : Personnel Administratif
Niveau de formation : Bac+2
Temps partiel / Temps plein : Plein temps
Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD)
Compétences : Analyse des Données, Ms Office, Automatisation du Bureau, Wikis, Agilité, Créativité, Compétences Interpersonnelles, Sens des Responsabilités, Sens du Service, Minutie ou Attention aux Détails, Respect des Procédures, Esprit d'Équipe, Motivation Personnelle, Curiosité, Gestion des Comptes Débiteurs, Respect de la Confidentialité, Gestion des Dossiers, Exploitation des Installations, Gestion de Marchés Publics, Finances Publiques, Gestion et Suivi de Dossiers d'Assurance, Intranet, Travail de Bureau, Messagerie, Courses et Livraisons, Gestion de la Qualité, Gestion des Ressources, Demandes d'Achat, Archivage et Classement, Gestion Administrative, Accueil du Public, Réalisation de Tableaux de Bord, Gestion des Déplacements Professionels, Budgétisation, Secrétariat, Organisation et Préparation des Réunions, Rapports KPI
Courriel :
christine.colson@inria.fr
Téléphone :
0139635511
Type d'annonceur : Employeur direct