DESCRIPTION :
QUELLE SERA VOTRE MISSION AU SEIN DE KOELIS ?
Rattaché(e) à la direction, vous assurez un soutien administratif et opérationnel au Président et au comité de Direction, et prenez en charge la gestion d'activités administratives liées à la gestion de KOELIS.
QUELLES SERONT VOS ACTIVITES PRINCIPALES ?
Soutenir le Président et le Comité de Direction dans ses tâches administratives et opérationnelles
- Assurer la gestion des documents et archives administratives, notamment légales, auprès du Président et du Conseil d'Administration.
- Organiser et gérer les réunions du Président et du Comité Exécutif (ordres du jour ; invitations ; réservation salles de réunion ; rédaction, diffusion, archivage des comptes-rendus ; logistique matérielle)
- Mettre en page, diffuser, archiver des documents (courriers, contrats, accords de confidentialité, notes de direction, etc.).
- Gérer les relations avec les partenaires (associations professionnelles, etc.).
- Assurer le standard téléphonique, filtrer les appels et orienter les demandes.
Organiser les déplacements en France et à l'international
- Gérer les relations, suivre et négocier les contrats avec les prestataires (hôtels, agence voyage, leasing voiture).
- Gérer la plateforme de réservations de voyages (profils et droits utilisateurs).
- Gérer le véhicule de société (plateforme de réservation, maintenance véhicule).
- Effectuer des réservations occasionnelles pour la Direction (taxi, avion, train, hôtels), et en particulier les abonnements du Président.
Support au quotidien aux salariés et aux autres services de l'entreprise
- Apporter son soutien dans l'organisation d'événements internes (séminaires d'entreprise, points communication, audits, etc.)
- Intranet : participer à la rédaction et mise en ligne des contenus, vérifier les informations et les mettre à jour quand nécessaire.
- Gestion des appels téléphoniques entrants avec la société qui gère notre standard
- Suivre le stock de fournitures de bureau, passer des commandes, gestion et optimisation du local de fournitures
- Commander des plateaux-repas, être le référent sur les plateformes repas externes (Refectory, Hop Lunch, Class Croûte ...)
- Gérer les stocks des services aux collaborateurs (café.)
- Être un support au coordinateur services généraux et à d'autres directions si besoin
Experience: 36 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Code d'emploi : Assistant de Direction (h/f)
Domaine professionnel actuel : Secrétaires
Niveau de formation : Bac+2
Temps partiel / Temps plein : Temps partiel
Type de contrat : Contrat à durée indéterminée (CDI)
Compétences : Gestion d'Actifs, Gestion de Relations Commerciales, Négociation de Contrat, Organisation d'Événements, Exploitation des Installations, Intranet, Maintenance et Dépannage, Gestion des Ressources, Inventaire et Contrôle du Stock, Gestion des Tâches, KS67754TDJN77A8Q2BAB, Distribution du Courrier, Archivage et Classement, Gestion Administrative, Gestion du Standard Téléphonique, Gestion des Déplacements Professionels, KSGRF2WKU0KFJIURCZ97, Gestion des Réservations, Organisation et Préparation des Réunions, Gestion des Fournitures de Bureau
Type d'annonceur : Employeur direct
