DESCRIPTION :
* Assister en premier lieu la Directrice de INRIA D&S (Défense et Sécurité) dans l'organisation quotidienne de son activité,
* Assurer l'interface avec les directions, les centres et les acteurs extérieurs et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information.
Principales activités
* Apporter son soutien à l'organisation de la direction en assurant la gestion des déplacements de la Directrice et des autres membres de la Direction,
* Assurer la gestion et l'administration du parc de cartes affaires et de cartes achat,
* Organiser les réunions de la Direction et y participer,
* Rédiger les relevés de décision,
* Procéder aux achats : étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d'achat,
* Assurer le suivi des dossiers liés à l'activité de la Direction,
* Assurer la "mémoire" du service : classement, archivage papier et numérique,
* Administrer les espaces attribués à la Direction au sein des outils internes Inria,
* Recueillir, traiter et transmettre les informations aux membres de l'équipe,
* Constituer et suivre les dossiers de recrutement des personnels non permanents en lien avec la DRH,
* Informer et orienter les personnels de l'équipe (permanents et non permanents) dans leurs démarches,
* Préparer l'arrivée des nouveaux entrants, les accueillir, les renseigner, les orienter, les guider,
* Initialiser les demandes d'autorisation FSD et en assurer le suivi pour les personnes de la Direction concernée,
* Accueil téléphonique et physiques des fournisseurs, et des partenaires,
* Gestion et suivi des factures, suivi du paiement,
* Gestion des documents de confidentialité en lien avec le service juridique (DAJ),
* Accueillir, renseigner et orienter les partenaires
Code d'emploi : Assistant de Direction (h/f)
Domaine professionnel actuel : Secrétaires
Niveau de formation : Bac+2
Temps partiel / Temps plein : Plein temps
Type de contrat : Possibilité de CDI
Compétences : Automatisation du Bureau, Traitement des Données, Sens de la Communication, Compétences Interpersonnelles, Minutie ou Attention aux Détails, Esprit d'Équipe, Motivation Personnelle, Gestion des Comptes Débiteurs, Respect de la Confidentialité, Conception de Documents, Gestion et Suivi de Dossiers d'Assurance, Intranet, Justice, Gestion des Ressources, Gestion des Déplacements, Demandes d'Achat, Etablissement de Devis, Archivage et Classement, Accueil du Public, Gestion du Standard Téléphonique, KSGRF2WKU0KFJIURCZ97, Secrétariat, Organisation et Préparation des Réunions
Courriel :
florence.maillet@inria.fr
Téléphone :
0139635511
Type d'annonceur : Employeur direct