DESCRIPTION :
L'Assistant(e) chargé(e) de la gestion des Assemblées et de l'Accueil assure les missions du secrétariat général et de gestion des assemblées, ainsi que les missions relevant de l'accueil physique et téléphonique du siège du Sydetom66.
Il/elle assure également les tâches relatives à l'accueil physique et téléphonique du Syndicat, et assure la gestion du courrier et des parapheurs (enregistrement des courriers sur un logiciel dédié, diffusion).
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité de la Directrice Générale Adjointe Administration, l'assistant(e) chargé(e) de la gestion des Assemblées et de l'Accueil assure les missions relevant de la gestion des assemblées (Bureaux Syndicaux, Comités Syndicaux, commissions …) et du Secrétariat Général. A ce titre, il/elle est également en charge de la gestion des actes et des registres liés au fonctionnement des assemblées.
* Assurer les missions relevant de la gestion des assemblées et du secrétariat général (comité syndical, bureau syndical, commissions) :
Gestion des Assemblées :
- Rédiger et gérer l'envoi des convocations pour les différentes assemblées, réunions (par mail ou courrier),
- Assurer le suivi des présents (relances téléphoniques, suivi de quorum,…),
- Mettre en forme les ordres du jour des réunions,
- Transmettre les dossiers aux élus,
- Assister le cas échéant aux séances.
Gestion des actes et des registres :
- Mettre en forme les délibérations, décisions et arrêtés,
- Transmettre les actes en préfecture et procéder à leur publicité,
- Organiser et tenir les registres des actes,
- Assurer le suivi de la boite mail du secrétariat général,
- Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes-rendus, rapports, notes ..,
-Trier, classer et archiver les documents.
* Assurer les missions relatives à l'accueil physique et téléphonique du siège du syndicat :
- Assurer un accueil de qualité (élus, participants à des réunions,) et orienter les appels, téléphoniques vers l'interlocuteur dédié ,
- Diffuser/transmettre les messages en interne,
- Réceptionner, enregistrer, distribuer et expédier le courrier (logiciel dédié),
- Gérer et actualiser les bases d'information de contacts,
- Distribuer les parapheurs,
- Participer à l'organisation de réunions ou évènements,
- Assurer le suivi de la boite mail générique Sydetom66,
- Réaliser des travaux de bureautique,
- Trier, scanner, classer des documents.
* Participer à l'intérim du secrétariat de direction lors des absences (congés, formations …)
Profils recherchés
Maîtrise du fonctionnement, de l'organisation de l'environnement territorial, des instances et des processus et circuits décisionnels des collectivités
Code d'emploi : Assistant de Gestion (h/f)
Domaine professionnel actuel : Personnel Administratif
Temps partiel / Temps plein : Plein temps
Type de contrat : Contrat à durée indéterminée (CDI)
Compétences : Sens de la Communication, Politesse, Gestion du Stress, Sens du Service, Sens de l'Organisation, Esprit d'Équipe, Motivation Personnelle, Campagnes de Publicité, Délibérations, Orthographe et Grammaire, Mouvement des Relations Humaines, Tenue d'un Journal de Bord, Aisance au Téléphone, Distribution du Courrier, Archivage et Classement, Gestion Administrative, Gestion du Standard Téléphonique, Secrétariat, Organisation et Préparation des Réunions, Scanner Médical
Courriel :
rh@sydetom66.com
Téléphone :
+33468578686
Type d'annonceur : Employeur direct