DESCRIPTION :
La préparation et le suivi des dossiers d'affaire pour la facturation :
- Saisie et vérification de la conformité des commandes clients et fournisseurs (dont le réapprovisionnement des consommables),
- Rédaction des Bons de Livraison mensuels pour les affaires récurrentes,
- Constitution du dossier d'affaire : création du dossier et transmission aux différents interlocuteurs, saisie dans l'ERP Sage X3 des bons de commandes clients ou fournisseurs,
- Envoi des accusés de réception de commande avec un délai prévisionnel de livraison, délai vérifié au préalable avec l'interlocuteur adéquat,
- Transmission à la Finance et vérification de la facturation mensuelle (les factures émises correspondent aux livraisons et l'intégralité des travaux livrés a été facturée), suivi et vérification des FAE/En cours,
- Gestion et archivage du dossier d'affaire papier.
- La gestion administrative de l'agence de Mérignac :
- Accueil téléphonique/physique + gestion et expédition du courrier, des colis et des pièces à contrôler,
- Participation à la saisie des Key Performance Indicators (KPI),
- Pour les départs en missions : réservation des billets d'avion, hôtel, Europcar conformément à la politique voyage de l'entreprise, et premier contrôle des notes de frais,
- Support administratif au niveau de la gestion des salariés : prévalidation des ventilations de temps, conformément au planning des équipes (décompte des tickets restaurants, heuressupplémentaires..., demandes d'EPI, gestion des certifications/habilitations (internes et S/T),
- Gestion de la flotte de voitures de services, centraliser les problèmes liés à l'informatique.
Code d'emploi : Assistant Administratif (h/f)
Domaine professionnel actuel : Personnel Administratif
Niveau de formation : Bac+2/+3
Temps partiel / Temps plein : Plein temps
Type de contrat : Alternance
Compétences : Outils Google, Sage ERP, Ms Office, Sas (Logiciel Statistique), Anglais, Espagnol, Adaptabilité, Compétences Interpersonnelles, Facturation, Gestion des Dossiers, ERP (Enterprise Resource Planning), Secteur Financier, Gestion des Notes de Frais, Ressources Humaines, Messagerie, Courses et Livraisons, Gestion de la Qualité, Saisie des Bons de Livraison, Gestion des Commandes Client, Distribution du Courrier, Archivage et Classement, Gestion Administrative, Préparation et Traitement de Commandes, Gestion du Standard Téléphonique, Gestion des Déplacements Professionels, Opérations Logistiques, Rapports KPI
Courriel :
expertise@ndt-expert.fr
Téléphone :
0534361200
Type d'annonceur : Employeur direct